Sprzedajesz na platformie jako firma i nie wiesz, czy potrzebujesz własnego dokumentu RODO? Serwis udostępnia własne zasady, ale nie zastępują one obowiązków, które jako przedsiębiorca masz wobec klientów. W tym poradniku wyjaśniamy, kiedy musisz mieć własny materiał, aby zapewnić swoim klientom rzetelną informację, co powinien zawierać i jak dodać go do konta.
Czy sprzedawca na Allegro musi mieć własną politykę prywatności?
Możesz potrzebować własnego dokumentu, jeżeli jako przedsiębiorca przetwarzasz dane klientów przy realizacji zamówienia, wysyłce, fakturach, reklamacjach lub kontakcie. Serwis ma własny dokument, ale opisuje przetwarzanie po stronie platformy - Ty przetwarzasz te same dane we własnych celach.
Sprzedając na Allegro, masz możliwość dodania własnego materiału do konta, aby klient wiedział, kto i po co prowadzi przetwarzanie jego danych. Treść powinna być zgodna z realnym modelem Twojej firmy.
Twój dokument a regulamin platformy - czym się różnią?
To dwa różne dokumenty. Jeden dotyczy danych osobowych, drugi - zasad transakcji.
| Dokument | Kogo dotyczy? | Co opisuje? |
|---|---|---|
| Regulamin platformy | użytkowników serwisu | zasady korzystania z konta |
| Polityka prywatności serwisu | użytkowników serwisu | obsługa danych przez platformę |
| Twój materiał RODO | klientów u danej firmy | obsługa danych po Twojej stronie |
| Zasady sprzedaży | stron transakcji | zwroty, reklamacje, dostawa, kontakt |
Co powinien zawierać Twój dokument?
Materiał powinien zawierać informacje o administratorze, celach, podstawach i odbiorcach, okresach przechowywania i prawach klienta - przekazane zgodnie z obowiązującymi przepisami:
- administrator - nazwa firmy, adres, NIP oraz e-mail lub formularz w sprawach danych; to Ty jesteś administratorem danych osobowych klienta i zarządzasz jego danymi osobowymi,
- cele - obsługa zamówienia, wysyłka, płatność, faktura, reklamacja, zwrot, kontakt, a czasem marketing lub newsletter,
- podstawa prawna - najczęściej art. 6 ust. 1 lit. b RODO (zawarcie umowy), lit. c (ustawowy obowiązek, np. faktury), lit. f (prawnie uzasadniony interes, np. dochodzenie roszczeń) oraz lit. a (zgoda); przy każdym celu wskaż podstawę prawną,
- kategorie danych - imię i nazwisko, adres dostawy, e-mail, telefon, dane zamówienia i dane do faktury,
- odbiorcy - firmy kurierskie, operatorzy płatności, biuro rachunkowe, hosting; każdy taki podmiot powinien być wskazany jako odbiorca danych kupującego,
- okres przechowywania - jak długo trzymasz dane dla zamówień, faktur, reklamacji i roszczeń,
- prawa klienta - dostęp, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie, sprzeciw, przenoszenie oraz skarga do organu, czyli Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Materiał musi być zgodny z prawem, wspierać ochronę praw konsumenta i nie zawierać klauzul niedozwolonych.
Kiedy jesteś administratorem?
Jako przedsiębiorca odpowiadasz za dane w zakresie, w jakim samodzielnie decydujesz o celach i sposobach obsługi - np. przy realizacji zamówień, fakturze, reklamacji lub kontakcie posprzedażowym. Na platformie Allegro Ty i serwis możecie mieć różne role, a zasady serwisu nie załatwiają Twoich procesów.
Zasady serwisu opisują przetwarzanie po stronie platformy. To nie zwalnia Cię z własnych obowiązków informacyjnych wobec klientów - administratorem ich danych w Twoich procesach jesteś Ty.
Warto też zadbać o środki techniczne i organizacyjne oraz dokumentację wewnętrzną - to część Twoich obowiązków wobec RODO. Materiał dla Twoich klientów powinien odpowiadać temu, jak naprawdę przebiega u Ciebie obsługa danych.
Czy dokument zastępuje regulamin sprzedaży na Allegro?
Nie. Dotyczy on danych osobowych, a regulamin opisuje zasady transakcji: zakup, dostawę, zwroty, reklamacje i odstąpienia od umowy. To dwa różne dokumenty, które powinny być spójne - zwykle potrzebujesz obu, materiału i swojego regulaminu.
Po sam regulamin zajrzyj do pakietu dokumentów dla sprzedawcy Allegro, a po dokument dla własnego sklepu.
Jak dodać materiał do konta?
Serwis umożliwia dodanie własnego dokumentu, aby klient zobaczył, jak przetwarzasz jego dane. W panelu sprzedającego znajdziesz miejsce na link lub treść - pamiętaj, że materiał powinien być aktualny.
Serwis nie weryfikuje treści merytorycznie, więc odpowiedzialność spoczywa na Tobie. To realizacja Twoich obowiązków wynikających z RODO, a nie dodatkowy wymóg platformy - podobnie jak rejestracja konta nie zwalnia z tych zasad.
Najczęstsze błędy w RODO
- Założenie, że zasady platformy załatwiają wszystko.
- Brak własnej informacji dla swoich klientów.
- Kopiowanie materiału od innego sprzedawcy.
- Brak informacji o firmach kurierskich i księgowości.
- Brak informacji o reklamacjach i zwrotach.
- Brak okresów przechowywania danych.
- Brak informacji o prawach klienta.
- Mylenie dokumentu z regulaminem sklepu.
- Nieaktualne dane przedsiębiorcy.
- Treść niespójna z realną obsługą zamówień.
Darmowy wzór czy dokument dopasowany do sprzedawcy?
Darmowy wzór bywa ogólny, nieaktualny i niedopasowany do Twojej działalności. Pobrany plik PDF rzadko opisuje realne procesy danych konkretnego sklepu.
| Rozwiązanie | Zalety | Ryzyka |
|---|---|---|
| Darmowy wzór | szybki, bez kosztu | ogólny i niedopasowany |
| Kopia od innego sprzedawcy | pozornie szybka | cudze procesy, brak zgodności |
| Dokument od prawnika | indywidualna analiza | wyższy koszt, dłuższy czas |
| Generator dokumentu | szybki, dopasowany | potrzebuje opisania sprzedaży |
FAQ - polityka prywatności Allegro
Czy platforma narzuca własny dokument? Serwis umożliwia jego dodanie, ale wskazuje, że nie wymaga dodania polityki prywatności i nie weryfikuje merytorycznie treści. Obowiązek wynika z przepisów, nie z zasad serwisu.
Czy musisz spełniać RODO? Tak. Jeżeli przetwarzasz dane osobowe klientów, masz obowiązki wynikające z unijnego rozporządzenia. Zgoda - wyrażana np. przez checkboxy w koszyku - jest przy tym dobrowolnym wyborem klienta.
Czy polityka prywatności serwisu wystarczy? Nie zawsze. Opisuje ona obsługę po stronie platformy, a Ty masz własne obowiązki informacyjne wobec klientów, gdy dane są przetwarzane w Twoich procesach.
Czy można skopiować materiał od innego sprzedawcy? Nie jest to bezpieczne - inny sprzedający ma inne procesy, dostawców i cele przetwarzania.
Czym to się różni od dokumentu dla sklepu internetowego? W sklepie internetowym obsługujesz cały proces; tu część obsługuje platforma. Dlatego materiał dla swojej sprzedaży na Allegro warto przygotować osobno.